Cái mới về tiêu chuẩn hóa trong ngành thông tin-thư viện

Trình bày những vấn đề mới trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam, số 68/2006/QH11, thể hiện yêu cầu đổi mới toàn diện về tổ chức, nội dung, phương thức hoạt động tiêu chuẩn hóa nước ta. Điểm qua những việc đã làm và sẽ làm của Tổ chức TCVN TC 46 trong khuôn khổ của Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO.

Khái niệm về chuẩn

Trong thực tế, nhiều khi thuật ngữ “tiêu chuẩn” (standards) được dùng để nói về:

1. Các văn bản định chuẩn mang tính pháp lý (do cơ quan quản lý nhà nước ban hành) hoặc mang tính đồng thuận cao (do các hội hay tổ chức nghề nghiệp có uy tín và thẩm quyền được Nhà nước hoặc cộng đồng ủy thác biên soạn và ban hành), hoặc chỉ mang tính quản lý thống nhất nội bộ.

2. Các chuẩn nghiệp vụ mà thường là các công cụ làm việc (DDC, MARC 21,…) hay quy tắc (Quy tắc AACR2), có tính nổi trội, chuẩn xác hoặc phổ dụng được cộng đồng kiến nghị sử dụng chung.

Các văn bản định chuẩn có thể là các tiêu chuẩn quốc tế (TCQT), dùng chung cho toàn cầu hoặc khu vực, hoặc thống nhất giữa một số quốc gia như ISO, SEV ST (Hội đồng tương trợ kinh tế thuộc khối Liên Xô và Đông Âu cũ)…; các tiêu chuẩn quốc gia (TCQG) hay tiêu chuẩn nhà nước, thí dụ: TCVN, GOST (Nga), ANSI (Hoa Kỳ), AFNOR (Pháp), các tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) do từng tổ chức hay cơ sở sản xuất kinh doanh quy định, chỉ dùng trong nội bộ; và các quy chuẩn kỹ thuật (trước gọi là quy phạm kỹ thuật).

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn Kỹ thuật của Việt Nam các tiêu chuẩn mang tính khuyến nghị áp dụng thay vì bắt buộc áp dụng. Trong từng tiêu chuẩn, cũng có nhiều quy định tùy chọn bên cạnh các quy định bắt buộc.

Các văn bản định chuẩn có những đặc điểm sau:

- Nêu ra những quy tắc, hướng dẫn hay đặc trưng cho các hoạt động hay kết quả của hoạt động đó;

- Được xây dựng theo nguyên tắc thoả thuận, trên cơ sở thành lập ban kỹ thuật để đảm bảo có sự tham gia của các bên liên quan;

- Được tổ chức có thẩm quyền thừa nhận và thông qua;

- Được sử dụng chung và lặp lại nhiều lần;

- Được cập nhật, sửa chữa theo thời gian và hoàn cảnh.

Từ “tiêu chuẩn” trong tiêu đề của Hội thảo “Các hệ thống và tiêu chuẩn cho các thư viện Việt Nam” (Systems and standards for Vietnamese libraries) do Đại học RMIT VN và AP (Atlantic Philanthropies) tổ chức tại Hà Nội, ngày 26-28 tháng 9 năm 2001, mang ý nghĩa của các chuẩn nghiệp vụ, vì tại đây người ta đã bàn bạc và khuyến nghị sử dụng AACR2, MARC 21 và DDC.

Tiêu chuẩn và các tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

Tiêu chuẩn quốc tế là những tiêu chuẩn được phát triển bởi các tổ chức tiêu chuẩn quốc tế nhằm xem xét và sử dụng trên phạm vi toàn thế giới. Các tiêu chuẩn này có thể được áp dụng trực tiếp hoặc thông qua một quá trình biến đổi để thích hợp với điều kiện của từng quốc gia và địa phương. Việc chấp nhận các TCQT sẽ tạo ra các TCQG tương đương, mà cơ bản cũng giống như các TCQT về nội dung kỹ thuật, nhưng cũng có thể có những khác biệt về biên tập cũng như hình thức trình bày, những khác biệt do xung đột giữa những quy định của các chính phủ, đặc thù công nghệ, cơ sở hạ tầng địa phương hoặc bởi mức độ khắt khe về yêu cầu mà một cơ quan sở tại có thẩm quyền về tiêu chuẩn coi là cần thiết.

TCQT là một cách vượt qua các rào cản kỹ thuật trong thương mại quốc tế, hợp tác và trao đổi thông tin do sự khác biệt giữa các quy phạm kỹ thuật và tiêu chuẩn được mỗi quốc gia, mỗi tổ chức tiêu chuẩn quốc gia hoặc mỗi công ty phát triển độc lập và riêng rẽ, gây ra. Rào cản kỹ thuật xuất hiện khi những tập đoàn, tổ chức khác nhau đến với nhau, mỗi tập đoàn có một nền tảng người sử dụng rộng lớn, có truyền thống làm việc khác nhau mà không hề tương thích. Việc tạo lập các TCQT là một biện pháp ngăn chặn hoặc giải quyết vấn đề này.

Các tổ chức quốc tế có nhiều đóng góp trong sự nghiệp xây dựng tiêu chuẩn liên quan đến lĩnh vực thông tin-thư viện là: ISO (Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế), IFLA (Liên hiệp các hội và cơ quan thư viện quốc tế), OASIS (Tổ chức quốc tế xúc tiến các tiêu chuẩn thông tin có cấu trúc), ITU (Liên đoàn truyền thông quốc tế), vv.

Tiêu chuẩn Việt Nam

Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam, số 68/2006/QH11, ban hành ngày 29/06/2006, gồm 7 chương và 71 điều. Nội dung của Luật điều chỉnh việc xây dựng, công bố, ban hành, áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật. Nội dung cơ bản của Luật thể hiện yêu cầu đổi mới toàn diện tổ chức, nội dung, phương thức hoạt động tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật theo hướng thống nhất đầu mối quản lý, giản lược các tiêu chuẩn, áp dụng linh hoạt các chế độ tiêu chuẩn tự nguyện áp dụng và quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng. Trong Luật này, hệ thống tiêu chuẩn được đơn giản hoá còn hai cấp gồm tiêu chuẩn quốc gia (viết tắt là TCVN) và TCCS, đồng thời hình thành hệ thống quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng cũng gồm hai cấp là quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật địa phương. Thẩm quyền công bố TCVN và cơ quan quản lý Nhà nước về tiêu chuẩn được thống nhất về Bộ KH&CN.; Riêng thẩm quyền ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia được giao cho các Bộ (cơ quan ngang Bộ) quản lý chuyên ngành.

Khái niệm tiêu chuẩn mở

Trong xu thế phát huy tính thân thiện với người sử dụng và tính mở trong công tác tiêu chuẩn hóa, xuất hiện khái niệm “Tiêu chuẩn mở”.

Từ “mở” (open) ngụ ý: truy cập và sử dụng tự do, miễn phí, và tạo điều kiện cho nhiều người tham gia, bổ sung, tiếp nối; còn từ “tiêu chuẩn” ngụ ý: do cơ quan có thẩm quyền biên soạn và ban hành.

Theo ITU, “Tiêu chuẩn mở” là các tiêu chuẩn sẵn sàng phục vụ công chúng, được phát triển (hay chấp nhận) và duy trì thông qua quá trình hợp tác hướng về đồng thuận. Tiêu chuẩn mở tạo điều kiện liên tác và trao đổi dữ liệu giữa các sản phẩm và dịch vụ khác nhau để được chấp nhận một cách rộng rãi.

Theo luật của Pháp, “Tiêu chuẩn mở” là bất kỳ giao thức truyền thông, kết nối hay trao đổi nào, bất kỳ định dạng dữ liệu liên tác nào mà các tính năng của chúng đều công khai và không có bất kỳ hạn chế nào về truy cập hoặc áp dụng.

Tổ chức các tiêu chuẩn số (DIGIsTAN) đưa ra định nghĩa: “Tiêu chuẩn mở là tiêu chuẩn được thông qua và duy trì bởi một tổ chức phi lợi nhuận và việc phát triển thường xuyên được thực hiện trên cơ sở của một quy trình ra quyết định với sự tham gia của tất cả các bên liên quan. Tiêu chuẩn mở phải được công bố, xuất bản và tài liệu thuyết minh tiêu chuẩn phải được cung cấp, sử dụng miễn phí. Không có một hạn chế nào đối với việc tái sử dụng tiêu chuẩn”.

Theo Liên hiệp World Wide Web (W3C), Tiêu chuẩn mở có những đặc điểm sau:
- Minh bạch (công khai trong hội họp, thảo luận các vấn đề kỹ thuật và ra quyết định);
- Thích ứng (quá trình tiêu chuẩn hóa phải bắt đầu dựa vào phân tích nhu cầu, đảm bảo tính truy cập dễ dàng và đa ngôn ngữ);
- Mở (mọi người đều có thể tham gia);
- Vô tư, bình đẳng và đồng thuận (công bằng đối với mọi người tham gia);
- Có khả năng với tới (truy cập tự do miễn phí đối với văn bản tiêu chuẩn trong mọi giai đoạn, cho phép phát triển mã nguồn mở trong trường hợp công nghệ Internet/Web);
- Bảo trì (chỉnh lý, kiểm tra và truy cập thường xuyên).

Có thể thấy các tiêu chuẩn mở được phát triển trong các đối tượng sau đây: Hệ thống (thí dụ, Kiến trúc World Wide Web do W3C đặc tả); Phần cứng (thí dụ, Thiết bi kết nối các bộ phận ngoại vi PCI); Định dạng tệp (thí dụ, HTML và HTML mở rộng (XHTML)); Giao thức (thí dụ, Giao thức Internet IP, Giao thức kiểm tra đường truyền); Ngôn ngữ lập trình (thí dụ, ADA, C+);

Khái niệm tiêu chuẩn mở gắn liền với mã nguồn mở (open source), định dạng mở (open format). Căn cứ vào các tiêu chí do W3C đưa ra, nhiều tiêu chuẩn công nghệ thông tin áp dụng vào lĩnh vực thông tin-thư viện đều có tính mở.

Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn Việt Nam TCVN/TC 46

Ở nước ta, ngày 14 tháng 7 năm 2004, Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng ra Quyết định số 414/TĐC-QĐ về việc thành lập Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46: Thông tin Tư liệu.

Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 46 ra đời góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin-thư viện, lưu trữ và xuất bản theo mô hình và phương hướng của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO). Trong mảng thông tin-thư viện, TCVN/TC 46 phần lớn tập trung vào việc nghiên cứu và biên soạn tiêu chuẩn thuộc ba lĩnh vực chủ đề : 1) các tiêu chuẩn dùng cho mô tả thư mục và dữ liệu thư mục; 2) các tiêu chuẩn dùng cho mô tả chủ đề và dữ liệu chủ đề và 3)

Các tiêu chuẩn trình bày tư liệu.

Thời gian qua, TCVN/TC 46 đã xem xét, sửa đổi và cập nhật các tiêu chuẩn trước đây do Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng phối hợp với Viện Thông tin KHKT Trung ương (nay là Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia) hoặc Cục xuất bản biên soạn dựa trên các tiêu chuẩn của Liên Xô cũ hoặc Khối SEV và trình Bộ KH&CN phê duyệt và ban hành. Đó là: TCVN 2243 – 77: Chuyển chữ cái Nga sang chữ cái Việt, TCVN 4523-88: Ấn phẩm thông tin, phân loại, cấu trúc và trình bày; TCVN 4524-88: Xử lý thông tin, bài tóm tắt và bài chú giải; TCVN 4743-89: Mô tả thư mục tài liệu, yêu cầu chung và quy tắc biên soạn; TCVN 5453-1991: Hoạt động thông tin khoa học và tư liệu. Thuật ngữ và khái niệm cơ bản; TCVN 5697-1992: Hoạt động thông tin tư liệu. Từ và cụm từ tiếng Việt viết tắt dùng trong mô tả thư mục; TCVN 5698-1992 Hoạt động thông tin tư liệu. Từ và cụm từ tiếng nước ngoài viết tắt dùng trong mô tả thư mục; và một số tiêu chuẩn dựa trên ISO như TCVN 6380: 1998 về Thông tin và tư liệu – Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách (ISBN) VN 6381: 1998 về Thông tin và tư liệu – Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ (ISSN). TCVN 6909:2001 (Phông chữ Unicode) dùng chung cho nhiều ngành

Từ khi thành lập, TCVN/TC 46 chủ trương biên soạn các TCVN (một vài tiêu chuẩn trong số đó dựa trên ISO):
- 2 tiêu chuẩn tương đương với ISO 15489 –1 và ISO 15489 –2 : Thông tin và Tư liệu – Quản lý hồ sơ. Phần 1 : Yêu cầu chung và Thông tin và Tư liệu – Quản lý hồ sơ. Phần 2 : Hướng dẫn;
- TCVN 7539: 2005 Thông tin và Tư liệu– Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục;
- TCVN 7587: 2007 Thông tin và Tư liệu — Tên và mã địa danh Việt Nam dùng trong lưu trữ và trao đổi thông tin KHCN;
- TCVN 7588: 2007 Thông tin và Tư liệu – Tên và mã tổ chức dịch vụ thông tin KH&CN Việt Nam dùng trong lưu trữ và trao đổi thông tin KH&CN;
- TCVN 5453: 2009 Thông tin và Tư liệu: Từ vựng, v.v…

Muốn bám sát chương trình tiêu chuẩn hóa của ISO trong lĩnh vực thông tin và tư liệu (Xem phụ lục), trên con đường hội nhập và hiện đại hóa, TCVN/TC 46 còn rất nhiều việc phải làm, mặc dầu kinh phí hiện nay được cấp chỉ đủ để tổ chức biên soạn và ban hành 2 hoặc 3 tiêu chuẩn mỗi năm. Vì vậy, chúng ta phải không ngừng cải tiến hoạt động của TCVN/TC 46 nói chung và cân bằng việc biên soạn giữa các tiêu chuẩn về các công đoạn, công cụ xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin truyền thống với các tiêu chuẩn cần thiết trong thời đại áp dụng công nghệ thông tin mới để theo kịp với đà phát triển của hoạt động tiêu chuẩn hóa trong khu vực và trên thế giới.

Phụ lục 
Danh sách một số tiêu chuẩn do ISO/TC 46 chịu trách nhiệm biên soạn, cập nhật và chỉnh lý:

• ISO 2108:1992 Thông tin và tư liệu — Chỉ số sách theo tiêu chuẩn quốc tế (ISBN)

• ISO 3297:1998 Thông tin và tư liệu — Chỉ số xuất bản phẩm nhiều kỳ theo tiêu chuẩn quốc tế (ISSN)

• ISO/DIS 3901 Thông tin và tư liệu — Mã ghi âm theo tiêu chuẩn quốc tế (ISRC)

• ISO 10444:1994 Thông tin và tư liệu — Chỉ số báo cáo kỹ thuật theo tiêu chuẩn quốc tế (ISRN)

• ISO 10957:1993 Thông tin và tư liệu — Chỉ số bản nhạc theo tiêu chuẩn quốc tế (ISMN)

• ISO/DIS 15706 Thông tin và tư liệu — Chỉ số tài liệu nghe nhìn theo tiêu chuẩn quốc tế (ISAN)

• ISO/DIS 15707 Thông tin và tư liệu — Mã nhạc phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế (ISWC)

• ISO 4:1997 Thông tin và tư liệu — Quy tắc viết tắt các từ trong nhan đề và nhan đề của xuất bản phẩm

• ISO 8:1977 Tư liệu – Trình bày xuất bản phẩm định kỳ

• ISO 18:1981 Tư liệu – Danh mục mục lục của xuất bản phẩm định kỳ

• ISO 214:1976 Tư liệu – Bài tóm tắt cho xuất bản phẩm và tư liệu

• ISO 215:1986 Tư liệu – Trình bày các thông tin về sự đóng góp cho xuất bản phẩm định kỳ và các xuất bản phẩm nhiều kỳ khác

• ISO 690:1987 Tư liệu – Tham chiếu thư mục — Nội dung , hình thức và cấu trúc

• ISO 690-2:1997 Thông tin và tư liệu — Tham chiếu thư mục –

Phần 2: Tư liệu điện tử hoặc các phần của nó

• ISO 832:1994 Thông tin và tư liệu — Mô tả thư mục và tham chiếu — Quy tắc viêt tắt các thuật ngữ thư mục

• ISO 999:1996 Thông tin và tư liệu — Những hướng dẫn cho nội dung, tổ chức và trình bày các bảng tra (bảng chỉ mục)

• ISO 1086:1991 Thông tin và tư liệu — Các tờ nhan đề của sách

• ISO 2145:1978 Tư liệu – Đánh số các phần mục trong tư liệu viết

• ISO 2384:1977 Tư liệu – Trình bày các bản dịch

• ISO 2709 : 1976: 2008 Sắp xếp, trình bày dữ liệu (trên băng, đĩa từ) nhằm mục đích trao đổi thông tin thư mục.

•ISO 2788:1986 Tư liệu – Hướng dẫn xây dựng và phát triển các từ điển từ chuẩn đơn ngữ

• ISO 5122:1979 Tư liệu – Tờ tóm tắt trong xuất bản phẩm nhiều kỳ

• ISO 5123:1984 Tư liệu – Phần đầu đề cho vi phiếu (microfiche) của sách và xuất bản phẩm nhiều kỳ

• ISO 5963:1985 Tư liệu – Phương pháp khảo sát tư liệu, xác định chủ đề và lựa chọn các thuật ngữ chỉ mục

• ISO 5964:1985 Tư liệu — Hướng dẫn xây dựng và phát triển các từ điển từ chuẩn đa ngữ

• ISO 5966:1982 Tư liệu – Trình bày các báo cáo khoa học kỹ thuật

• ISO 6357:1985 Tư liệu – Nhan đề trên gáy sách và các xuất bản phẩm khác

• ISO 7144:1986 Tư liệu – Trình bày các luận án và các tài liệu tương tự

• ISO 7154:1983 Tư liệu – Những nguyên tắc sắp xếp thư mục

• ISO 7220:1996 Tư liệu – Trình bày mục lục các tiêu chuẩn

• ISO 7275:1985 Tư liệu – Trình bày thông tin nhan đề của tùng thư

• ISO/TR 8393:1985 Tư liệu – Quy tắc sắp xếp thư mục của ISO (Quy tắc sắp xếp thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế) – Minh họa bằng thí dụ các nguyên tắc sắp xếp thư mục trong một bộ quy tắc kiểu mẫu

• ISO 8879:1986 Xử lý thông tin- Văn bản và các hệ thống văn phòng- Ngôn ngữ đánh dấu tổng quát hoá chuẩn

• ISO 10324:1997 Tư liệu – Thông tin về vốn tư liệu – Mức tóm lược

• ISO 5127: 2001 Thông tin và tư liệu — Từ vựng

• ISO 25577:2008 Thông tin và tư liệu — Các yêu cầu cho một khổ mẫu trao đổi dựa trên ngôn ngữ đánh dấu mở rộng xm< >l tổng quát hóa dùng cho biểu ghi thư mục cũng như các loại siêu dữ liệu khác