Hoạt động của Trung tâm TT-TV phục vụ cho công tác dạy-học

Nội dung.

Trường Đại học Đồng Nai đã trải qua 34 năm phát triển. Khoảng thời gian hơn một phần tư thế kỷ cũng đủ để chứng kiến sự đi lên của một nhà trường trong quá trình xây dựng và trưởng thành.

Chủ trương của trường là tăng cường nhân lực có đủ trình độ và học vị đạt chuẩn của một trường Đại học, trẻ hóa đội ngũ giảng viên, khuyến khích cán bộ, giảng viên nâng cao trình độ, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đáp ứng phục vụ tốt cho công tác dạy và học.

Trở thành một trường Đại học, việc xây dựng chiến lược phát triển hoạt động thông tin – thư viện phải phù hợp với trào lưu và xu thế phát triển hệ thống thông tin - thư viện các trường Đại học.

Trung tâm thông tin-thư viện là bộ phận không thể tách rời trong công tác giáo dục, nghiên cứu khoa học và học tập của trường học. Nhu cầu thông tin trong xã hội ngày càng phong phú, đa dạng, đòi hỏi phải được đáp ứng kịp thời, nhanh chóng, chính xác bằng những phương tiện hiện đại.

Thực hiện chức năng phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường, Trung tâm thông tin-thư viện có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, tư liệu khoa học công nghệ, phục vụ các lĩnh vực hoạt động của trường.

Hiện nay, với những điều kiện hết sức thuận lợi về khách quan cũng như chủ quan, cơ sở vật chất của Trung tâm TT-TV được đầu tư nâng cấp một cách toàn diện. Với quyết tâm của lãnh đạo cũng như của cán bộ, giảng viên nhà trường, việc thay đổi và nâng cấp một cách triệt để về nội dung cũng như hình thức của thư viện là nhiệm vụ cấp thiết và hoàn toàn đúng đắn.

Tuy nhiên, Trung tâm thông tin-thư viện Trường Đại học Đồng Nai muốn trở thành một địa chỉ đáng tin cậy, hấp dẫn đối với giảng viên, sinh viên và xã hội, bắt buộc phải có những cải tiến trong việc vận hành các khâu công tác, nhất là khâu phục vụ đảm bảo thật hiệu quả, có như vậy mới trở thành một trung tâm tư vấn và cung cấp khả năng khai thác tối ưu nguồn lực thông tin được tích tụ tại chỗ hoặc được nối kết từ các nguồn tài nguyên thông tin khác.

Thực hiện việc cải tiến này, kết quả đạt được là:

Trung tâm thông tin-thư viện ngày càng được hoàn thiện veà cơ sở hạ tầng của hệ thống thông tin, hoạt động của các cán bộ nghiệp vụ, phục vụ cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên của nhà trường.

Hệ thống quản lý tích hợp nghiệp vụ Thư viện hoạt động, ứng dụng những công nghệ hiện đại, đủ năng lực đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin, tài liệu của nhà trường trong tương lai. Xây dựng được một cơ sở hạ tầng mạnh cho Trung tâm TT-TV, đặc biệt là thư viện mở, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng tiếp cận tốt nhất với thông tin họ cần.

Hoạt động thư viện ngày càng đi đúng hướng theo qui trình chuyên môn, nghiệp vụ. Hoạt động nghiệp vụ thư viện, một hoạt động phức hợp, bao gồm các quá trình liên quan chặt chẽ với nhau, bắt đầu từ khi tài liệu được nhập vào thư viện và tiếp diễn trong suốt quá trình hoạt động của Trung tâm TT-TV.

Hoạt động nghiệp vụ thông tin-thư viện có thể được phân tách thành các khối nhiệm vụ như sau:

Biên mục ấn phẩm: Tạo thông tin thư mục liên quan đến các tài liệu được lưu trữ trong các kho (nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, phân loại ...). Hoạt động này cũng tạo ra các thông tin phục vụ việc tìm kiếm tài liệu (cơ sở dữ liệu thư mục, sự kiện, ...).

Quản lý người dùng: Quản lý thông tin về bạn đọc và thẻ đọc, bao gồm thông tin cá nhân (tên, tuổi, địa chỉ ...) và thông tin liên quan đến thư viện (loại thẻ, số thẻ, số sách được mượn, số ngày được giữ sách ...), tạo mới, gia hạn, thay đổi thông tin về người sử dụng, phân loại, thống kê …

Quản lý mượn-trả ấn phẩm: quản lý việc mượn, trả ấn phẩm của người sử dụng, danh sách các tài liệu đang mượn, quá hạn, ...

Tra cứu: Phục vụ bạn đọc tìm kiếm thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể trên cơ sở dữ liệu thư mục của Trung tâm TT-TV.

Phục vụ người sử dụng là hoạt động của Trung tâm thông tin-thư viện nhằm tuyên truyền và đưa ra phục vụ các dạng tài liệu hoặc là bản sao của chúng, giúp đỡ người tới thư viện trong việc lựa chọn và sử dụng tài liệu. Công tác này được xây dựng dựa trên sự kết hợp các quá trình liên quan chặt chẽ với nhau của việc phục vụ thông tin, tra cứu…

Ngoài ra Trung tâm thông tin-thư viện cần phải chú ý đến việc tạo lập được cơ sở dữ liệu toàn văn thuộc các ngành chuyên môn để đáp ứng nhu cầu của giảng viên, cán bộ và sinh viên.

Mọi người ai cũng thấy được tầm quan trọng của Thư viện trong một trường học. Tuy nhiên hãy nghĩ suy vấn đề được đặt ra: trong tình hình hiện nay, Trung tâm thông tin-thư viện cần phải có những hướng cải tiến, những giải pháp khả thi trong hoạt động của mình để có thể phục vụ một cách có hiệu quả nhất cho việc giảng dạy, học tập, và nghiên cứu khoa học.

Giữa Trung tâm thông tin-thư viện và người sử dụng có mối quan hệ chặt chẽ. Trung tâm TT-TV được thành lập là để phục vụ theo yêu cầu của người sử dụng. Yêu cầu của người sử dụng ngày càng cao, Trung tâm TT-TV cần phải được đầu tư ngày càng nhiều kể cả con người và nguồn tài liệu để phục vụ một cách có hiệu quả.

Hiện tại Trung tâm thông tin-thư viện có trụ sở khang trang, ngày càng được trang bị đầy đủ. Vì thế mỗi cán bộ thư viện phải suy nghĩ về công việc của mình làm sao để phục vụ tốt nhằm góp phần nâng cao chất lượng dạy và học. Công tác thư viện đòi hỏi người cán bộ trước tiên phải có tri thức, phải hiểu được mục đích và nhu cầu người đọc, phải có trí nhớ và đức tính kiên trì…, phải xác định rõ nhiệm vụ chủ yếu là bổ sung, cung cấp tài liệu kịp thời, phải có nhiều cải tiến trong công tác phục vụ để thu hút người sử dụng đến với Thư viện ngày càng nhiều.

Nhiều năm qua, Thư viện chỉ được xem như là nơi chứa sách. Hoạt động Thư viện trong suy nghĩ của một số giáo viên, cán bộ, công nhân viên và sinh viên chỉ là cho mượn và thu hồi sách. Thực tế để một ấn phẩm đến được tay người sử dụng, cán bộ Thư viện phải làm việc qua nhiều khâu vô cùng phức tạp và khó khăn.

Những năm gần đây, với những đổi mới trong phương pháp dạy học, nhất là trong điều kiện sinh viên chuyển đổi từ đào tạo theo niên chế sang đào tạo theo hệ thống tín chỉ, Trung tâm TT-TV đã áp dụng các biện pháp tích cực cho hoạt động của mình.

Trung tâm thông tin-thư viện phục vụ theo phương thức “mở”. Cán bộ, giảng viên và sinh viên dùng thẻ để sử dụng thư viện theo yêu cầu của họ, nhằm truy tìm thông tin sẵn có trong thư viện hoặc những thông tin trên mạng viễn thông.

Kho mở có những ưu thế sau đây:

Toàn bộ sách, báo, tạp chí, tài liệu và cả máy tính... người sử dụng đều có thể tiếp cận dễ dàng, tạo cho họ một cảm giác thoải mái trong lựa chọn và sử dụng. Xóa đi bức tường ngăn cách giữa kho sách và độc giả, thu hút được người sử dụng đến với thư viện.

Kho sách được xếp theo môn loại dựa vào số phân loại không phân biệt ngôn ngữ hay kích cỡ. Người sử dụng có thể tự truy tìm trên hệ thống tra cứu và trực tiếp vào kho chọn tài liệu, do đó nội dung kho tài liệu sẽ được giới thiệu đầy đủ và được khai thác tối đa.

Cách sắp xếp theo môn loại đã tập trung những tài liệu cùng chung đề tài vào một nơi, đây là thuận lợi lớn nhất cho quá trình chọn lọc tài liệu phục vụ cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên.

Kho mở đòi hỏi ở người làm công tác thư viện một số điều kiện nhất định:

Sách nhất thiết phải xếp theo môn loại.

Hệ thống tra cứu phải luôn hoàn thiện và phản ánh đúng vị trí sách trong kho.

Áp dụng những biện pháp cần thiết nhằm giảm những mất mát có thể xảy ra.

Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ phục vụ.

Người sử dụng dùng thẻ thư viện đăng ký mượn tài liệu theo chính sách lưu thông của Trung tâm TT-TV, họ có thể mượn bất kỳ tài liệu nào trong kho lưu hành sẵn có, tự chọn để tìm tài liệu phù hợp tại phòng đọc. Điều này phát huy rất rõ tính độc lập, tự giác trong việc tìm kiếm thông tin, tài liệu.

Hiện nay số ấn phẩm thực có trong các kho khoảng 120.800 bản hơn 8.700 đầu tên sách, 103 tên báo và tạp chí đang lưu hành. Theo chúng tôi, Trung tâm thông tin-thư viện vẫn còn thiếu nhiều tài liệu của một số bộ môn chuyên ngành hẹp và không đồng bộ. Tuy nhiên nếu biết khai thác và khai thác một cách triệt để chắc chắn độc giả sẽ bổ sung không ít kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với nhu cầu của mình.

Để nâng cao hiệu quả công tác, Trung tâm TT-TV phải chủ động, sáng tạo, cải tiến phương cách làm việc trong tất cả các khâu.

Với cơ sở hiện tại, Trung tâm thông tin-thư viện phân chia thành các bộ phận theo yêu cầu ngày càng chuyên môn hóa như sau:

· Bộ phận nghiệp vụ: Bộ phận này lập kế hoạch bổ sung ấn phẩm dựa trên yêu cầu chuyên môn của các tổ, khoa. Xử lý nghiệp vụ khi sách nhập về như đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, tiến hành xử lý hình thức và nội dung tài liệu, in và dán nhãn… Tài liệu sẽ được tổ chức, nhập vào cơ sở dữ liệu thư mục, sắp xếp một cách hệ thống, khoa học trên giá kệ trong các kho theo môn loại, giúp việc tìm kiếm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng…

· Phòng Tham Khảo cho giáo viên và phòng đọc cho sinh viên: Các phòng này phục vụ việc tra cứu báo chí, tài liệu tham khảo tại chỗ cho cán bộ, giảng viên và sinh viên, được tổ chức hình thức phục vụ “mở”. Người sử dụng vào kho, tự chọn sách báo và đọc tại phòng đọc. Với hình thức phục vụ mới này, cán bộ thư viện thực sự gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý sách báo nhằm hạn chế những thất thoát có thể xảy ra. Tuy nhiên với nổ lực và quyết tâm, tập thể cán bộ thư viện đã thể hiện đúng phẩm chất của người làm công tác thư viện một cách kiên trì và phụng sự cho sự phát triển của nhà trường.

· Kho lưu hành chính là nơi tập trung tất cả những tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Cán bộ, giảng viên và sinh viên có thể làm thủ tục mượn có thời hạn theo nội qui qui định. Đây là nơi tài liệu được luân chuyển với số lượng rất lớn. Cán bộ thư viện cũng gặp không ít khó khăn trong việc hướng dẫn người đọc và phục vụ theo yêu cầu của họ.

Để cải tiến công tác này, dịch vụ lưu hành áp dụng theo phương thức: sinh viên sử dụng thẻ thư viện, yêu cầu để mượn – trả tài liệu theo nhu cầu. Dịch vụ này đã thu hút số lượng người sử dụng thư viện ngày càng tăng và đáp ứng những tài liệu cần thiết mà họ yêu cầu trong điều kiện thư viện có được.

· Thư viện được trang bị phòng truy cập internet nhằm phục vụ cho độc giả nhanh chóng, kịp thời, tìm được nguồn thông tin trong kho tài liệu, hoặc những thông tin cần thiết trên mạng. Để quản lý hoạt động này, cán bộ thư viện phải có kiến thức tin học vững vàng, phải có trình độ quản lý, điều hành hệ thống nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin và mạng viễn thông.

Với phòng truy cập internet, sinh viên được tra cứu, tìm kiếm thông tin miễn phí mỗi tháng 30 giờ. Thư viện đã được trang bị những phương tiện truy cập có thể chấp nhận được trong điều kiện thực tế của nhà trường. Với 60 máy truy cập cho sinh viên và 05 máy dành cho giảng viên, với đường truyền cáp quang (FTTH) có tốc độ ổn định, phòng truy cập đã thu hút được số lượng người vào truy cập ngày càng tăng rõ rệt.

Cán bộ thư viện cảm thấy tự tin và gắn bó với nghề nghiệp của mình hơn. Dù phải làm việc với cường độ có lúc quá tải, nhưng với tâm huyết của mình tất cả đều nỗ lực, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Qua việc cải tiến hoạt động thư viện trong thời gian qua chúng tôi nhận thấy như sau:

- Sự chỉ đạo của Ban Giám Hiệu cùng với sự phối hợp, tạo điều kiện của các phòng ban chức năng trong trường đã làm cho cho hoạt động thư viện đúng hướng và có hiệu quả.

- Trong quá trình thay đổi quan niệm về vai trò và nhiệm vụ của Thư viện, Trung tâm TT-TV đã thoát khỏi tình trạng tĩnh của những kho chứa sách và phòng đọc để trở nên năng động hơn với ba vai trò chính sau đây:

· Thư viện là một cơ quan truyền thông đại chúng;

· Thư viện là một trung tâm phát triển văn hóa;

· Thư viện là một động lực đóng góp vào việc đổi mới giáo dục.

Trong ba vai trò trên, Trung tâm TT-TV trong một trường Cao đẳng, Đại học đã làm nổi bật vai trò là đóng góp vào việc đổi mới giáo dục.

- Trước hết Trung tâm thông tin-thư viện với nhiệm vụ của mình đã hỗ trợ cho việc thay đổi phương pháp giảng dạy ở bậc Cao đẳng và Đại học. Thay vì lên lớp thuyết trình, diễn giải một vấn đề qua các đề cương bài giảng, giáo trình, giảng viên đã dựa vào nguồn tài liệu có sẵn tại Thư viện, nêu tình huống có vấn đề để trợ giúp sinh viên tìm nguồn tài liệu tham khảo, sưu tầm, nghiên cứu… Đối với sinh viên, thay vì học thuộc lòng bài giảng hay giáo trình của thầy, họ cần phải đến Thư viện tìm kiếm thông tin liên quan theo sự hướng dẫn. Trung tâm TT-TV sẽ là nơi cung cấp nhiều nguồn thông tin, tri thức khác nhau và sinh viên phải biết chọn lựa, tham khảo, đánh giá, phân tích, tổng hợp, thảo luận để đưa ra kết quả đúng đắn.

Kết luận:

Mỗi cán bộ viên chức, mỗi giảng viên, mỗi sinh viên đều mong muốn trường Trường Đại học Đồng Nai ngày càng phát triển vững mạnh. Niềm vui của chúng tôi là đã, đang và sẽ được đóng góp công sức, trí tuệ của mình phục vụ tốt việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học cho tất cả các đối tượng người đọc trong trường.

Đối với nhà trường, Trung tâm thông tin-thư viện là cơ sở vật chất trọng yếu. Nó không chỉ đảm bảo số lượng, chất lượng sách giáo khoa, sách nghiệp vụ, sách tham khảo… mà còn thể hiện là "Trung tâm sinh hoạt văn hóa, khoa học". Nhiệm vụ của Trung tâm thông tin-thư viện được khẳng định như sau: Trung tâm thông tin-thư viện góp phần quyết định chất lượng và không ngừng nâng cao năng lực giảng dạy của giảng viên, mở rộng kiến thức và xây dựng thói quen tự học, tự nghiên cứu cho sinh viên, đồng thời tham gia tích cực vào việc bồi dưỡng tư tưởng chính trị và xây dựng nếp sống văn hóa mới. Ngoài ra Trung tâm thông tin-thư viện còn giúp sinh viên xây dựng phương pháp học tập và phong cách làm việc khoa học, biết sử dụng và chiếm lĩnh thông tin, hơn thế nữa hình thành và tạo lập cho người sử dụng thư viện có kỹ năng học tập suốt đời.